【事務職の手帳の使い方】トラベラーズノートでできる15のテクニック

手帳を持っているけれど、なんとなく使えてない
なんてことはありませんか？

営業職の方は先方との約束だったり、自分の時間管理だったりいろいろ使いこなし方がありますよね。

毎日会社でルーティーンをこなしている事務職って手帳を使う機会や意味ってあるのでしょうか？

それが事務職でも使いこなし方はたくさんあります。

この記事では

• トラベラーズノートを事務職で使いたい
• 事務職で活用できる手帳の使い方を知りたい
• 毎日の仕事を充実させたい

という悩みをもつあなたのために、
事務職20年以上の私が活用している手帳術を紹介します。

もちろんシステム手帳やノートでも応用はできます。

書く内容によってはノートが何冊も必要になることがあるので、私はノートが小分けできるトラベラーズノートを使っています。

トラベラーズノートは2～3冊のリフィルと呼ばれるノートを自由に組み合わせて、一枚革のカバーに挟んで1冊の手帳としてつかいます。

事務職用の手帳術を実践することによって私は、

• 毎日決まったルーティンだけの仕事が充実しています。
• プライベートと仕事が両立できました。
• 仕事のミスが減って効率化して定時ダッシュで帰宅できるようになりました。

この記事ではすこしでもあなたの時間がふえるように、事務職用の仕事が効率化する15のテクニックを紹介するので、参考にしてみてくださいね。

事務職のスケジュールを管理

まず、基本のフォーマットから自分の仕事で使いやすいものを選びましょう。

マンスリー（月間）

カレンダーのように見開きで管理できます。

予定のほかに同僚と上司の休みも記入すると計画が立てやすいです。

また、プライベートも記号で書いておくと仕事とプライベートのバランスがとれて、自分の時間を削るなんてこともないでしょう。

TODOは書ききれない時は付箋に書いて貼っておきましょう。

予定が変更になった時のために消せるボールペンで書くのがオススメです。

毎月の予定が決まっている人は付箋にあらかじめ書いておいて、毎月のカレンダーに落とし込むとうっかり忘れることがないです。

私も付せんに書いておくことで、絶対忘れてはいけない報告日や入金日を管理しています。

ウィークリー（週間レフト）　一日のTODOが多い人

一日のTODOが多い人はウィークリー（週間レフト）で管理しましょう。

週間レフトという左側が週間スケジュールで右側が方眼のメモタイプになっているものがおすすめです。

トラベラーズノートの週間レフトは最初のページに月間もついているので、
月間にあまり書くことがない方やコストを抑えたい方は、週間レフトのリフィルだけで用は足りると思います。

左側のウィークリー（週間）はまず半分に分けて

・左側にその日の予定
・右側にその日に行うタスク

を書きましょう。

その日に行うタスクは週間で決めたTODOを1週間で振り分ける感じで、毎日の作業に落とし込むと効果的に消化できます。

そして右側のメモタイプには

・週間の目標
・週間のTODO
・週間の買うものリスト
・左のページで書ききれなったタスク
・週間の反省
・メモ

を書くようにしています。

1週間ごとにやることが明確になるのでとてもおススメです。

バーチカル　(時間）時間単位で予定を把握できる

会議や接客応対などの時間がある方はバーチカル（時間）で管理しましょう。

また、自分参加の会議だけでなく上司の会議など秘書的なお仕事をされている方も、時間管理ができるバーチカルは必須アイテムになりますので使いこなしていきましょう。

トラベラーズノートのバーチカルは朝の7時から23時まで30分単位で管理できます。

仕事のほかに、プライベートも管理できるのでとても便利です。

実際書く時には、退社の時間もちゃんと予定に書き込みましょう。

退社時間を意識することで、終わりが見え集中力が上がりとても効率的に仕事ができます。

会議や接客応対は変更になることがあるので、
消えるフリクションペンや小さい付せんなどで変更に対応できるようにしておきましょう。

また自分の時間もちゃんと確保しておいてくださいね。

同じく集中力が上がったり、モチベーションUPにもつながります。

なにより自分の時間を確保することで心の余裕も生まれるので、必ず書くようにしてくださいね。

見られたらいやな人はここでも自分だけでわかる記号を用いてもよいでしょう。

私はブログタイムを必ず予定に組み込んでいます。
ここではわかりやすく書いてありますが、いつもはB♡と略しています。

1日1ページ（日記タイプ）

1日ごとで予定やタスクを管理します。

書くスペースがあるので一日の業務を記録できます。

使用例

• 日付
• 今日の予定
• 今日のTODO
• 上司や先輩からの指示
• その他気づいたタスクや急な予定など
• TELやクレームの記録
• 社員の状況や気づいたこと
• 振り返り

私はこのような形でつかっています。

書くことが好きな方や、
いろいろなことを記録しておきたい人にはぴったりです。

時間がたって見直してみると、
自分なりの参考書として利用できます。

ガントチャート（中期）

同時にいろんな作業する時に予定が管理しやすいです。

業務によって使い分けると仕事の進捗状況がわかってとても便利です。

私の場合は経理、営業事務、総務を兼任しているので、それぞれの締め切りややらなければいけないことが重なるときもあります。

ガントチャートに書き込むと、仕事の進捗状況やかぶっている仕事も、一目でわかるので、全体を見通せて仕事も上手に組み立てられます。

企画や見積書の作成など同時に行う場合は会社などで分けてもいいですね。

プライベートも書いておくのもおすすめです。

休みの日が見えるとやる気がUPします。

トラベラーズノートにはガントチャートがないので、【ガントチャート　無料　】で検索すると無料でダウンロードできるサイトもありますので、それを利用させてもらっています。

A4用紙でトラベラーズノートには大きいですが
三つ折りにしてクリアファイルで保管しています。

トラベラーズノートのサイズ

トラベラーズノートで使うサイズはたくさん書けるレギュラーサイズがおススメです。

持ち歩くことが多い方はパスポートサイズでももちろん大丈夫です。

使いやすいと思ったほうを使いましょう。

事務職のタスク管理の仕方と相性の良いリフィル（ノート）

仕事内容によって毎日いろいろなタスクがあります。

タスクの管理を効率的にしたい方は仕事にあった相性のいいリフィルをつかいましょう。

一日のタスク管理

一日のタスク管理には大きく分けて3つあります。

• その日にやらなければならないこと。
• 上司や先輩からの指示
• 自分で気づいたタスク

毎日朝の業務の前に確認しましょう。

その日にやらなければならないタスクは、
前日の夜に記入しておくとスムーズに仕事が始められます。

上司や先輩からの指示や、自分で気づいた備品の補充などのタスクはその都度記入していきます。

毎月決まったルーティンのタスク

事務作業には毎月決まった日に行うタスクがあります。

例えば請求書の発行や締日、
給与計算の締日やいろいろな売り上げ報告日。

毎月決まったことを書くのはとても面倒ですが、
忘れてはならない事項が多いので必ず記入するようにしましょう。

付せんに決まったルーティンを書いておいて
記号で管理するのも楽に管理できます。

例えば請求書の締日は　請〆とか自分でわかりやすく記号化してしまいましょう。

年間の決まったイベント

棚卸や社内行事、年末調整など毎年決まった時期に、決まったタスクを行わなければならない時もあります。

未来の自分のためや後輩指導の役に立ちますので
ぜひ記入しておきましょう。

雑用系のタスク

毎日の業務のほかに雑用系のタスクが必ずあります。

• 備品の補充や発注
• ごみ収集の手配
• 小さな補修や修理
• 書類の整理
• 社員からの頼まれごと

それらは仕事としては緊急度は低いけれど、忘れてしまわないように、その都度記入して忘れないようにしましょう。

あとで記入しようと思っても必ず忘れます・・・

面倒でも殴り書きでもいいので記録しておきましょう。

私もめんどくさがって書かなかったりすると必ず忘れてしまいます・・・

これは私の経験からのアドバイスです。

接客や会議が多い人のタスク管理

接客応対や会議が多い方や、
企画書や報告書の締め切りなどの時間に追われることが多い方は、バーチカル（時間軸）でタスク管理をしましょう。

来客の時間や会議の時間の合間に雑務をこなせるように、時間軸で管理します。

その時、時間いっぱいに書かないように余裕を持った時間設定で記入するようにしましょう。

その日に終わらないことは無理せず、明日に回せるなら明日に回しましょう。

終わらせたい気持ちはわかりますが、疲れた体でダラダラ残業しても非効率でありミスも増えます。

次の日に回せる仕事は次の日の朝に手早くやってしまいましょう。

そのため時間管理ができる、時間軸のあるリフィルはとても便利です。

スケジュール管理やタスク管理以外の活用方法

業務日誌として活用

事務職の方におすすめなのが業務日誌です。

実際会社で報告されている方もいるとは思いますが、自分なりの業務日誌を作っておくと、仕事にやりがいも生まれるし、記録は自分のマニュアルにもなります。

後で見返すと自分の成長や足りないところ、
後輩に教える時にも大変役に立ちます。

後輩に教える時、ちゃんとしたマニュアルがあっても、臨機応変に対処しなくてはいけない場合があります。

臨機応変に対するマニュアルをいざ作ろうとも思ってもすぐ作れるものでもないし、いざ使いたい時にも間に合いません。

毎日の日課としてぜひ、自分なりのマニュアルを積み上げていきましょう。

事務職の業務日誌の作り方

業務日誌といっても自分のの毎日の記録なので気負わなくても大丈夫。

実際に会社に提出している方も、メモ代わりに使えると思います。

各項目は次の通りです。

• 日付
• 業務の内容
• 所感
• 特記事項
• クレーム対応の記録
• 電話対応の記録
• 明日の予定と振り返り

上記の項目を簡単にメモしていきましょう。

自分のマニュアルをつくる

• 業務日誌はちょっと面倒
• ちょっと頑張って仕事してるみたいでほかの人にみられたら恥ずかしい

なんて思われたあなたは、気軽にメモするだけで十分なこんなやり方はどうでしょう。

ノートを2冊使ってメモする

用意するのはノート2冊

殴り書き用でメモするノートと清書用ノート

新しい部署や先輩から教えてもらうときにメモをとりましょう。

メモを取るときにあまり時間がかかっては、教えてくださるにも迷惑がかかります。

時間を無駄にしないためにも、殴り書きできるメモで素早く書いてしまいましょう。

時間のある時に殴り書きしたメモをみて清書をすれば、自分のマニュアルにもなりますし、仕事内容も自分の中で定着するはずです。

最近は、あまり教えてもらうときにメモを取らない方が増えてきたように感じますが、何かを教えてもらうときにはメモを取る習慣をくせにしてしまいましょう。

ちょっと話がずれましたが、このように2冊使いで簡単にわけられるのがトラベラーズノートの良いところ。

後輩の指導記録として使う

先ほどの2冊使いは教えてもらう側でしたが、
私ほどのベテランになると教える側のほうが多くなります。

そんな時は後輩の指導記録として使うことをおすすめします。

後輩にもいろんなタイプの方がいます。
すぐに覚えられる人もいれば、わかりやすい説明でやさしい物言いでやっと覚えられる人。

後輩のタイプによって教え方も変わってくるので、記録に残しておくとすごく役に立ちます。

次の後輩に教える時の手順書にも使えますので、
ベテラン事務員の方はぜひ作ってみてください。

後輩指導記録の作り方

• 日付
• 指導内容
• 後輩の成長過程や問題点
• 自分の指導に対する問題点や改善点
• 後輩の様子や気づいたこと
• 後輩がどこまで成長したら独り立ちさせるかのゴールの設定

こんな感じで記録しておくと、あとでとても役に立ちます。

次の世代を育てていくことは大事なことです。
ゆくゆくは自分の仕事も楽になるので
積極的に後輩を育てていきましょう。

手帳をもっと効率的に使うには

ここまで事務職の手帳の使い方を紹介してきましたが、一番大事なのが振り返りの作業です。

ただ、記録するだけよりもさらに自分の成長に役立つ手帳になってくれるでしょう。

• 朝　やることの確認
• 昼　進捗状況と予定の変更
• 退社2時間前　やり残したタスクの確認
• 夜　一日の振り返りと翌日の予定

机に手帳をおいてすくに確認できるようにしておきましょう。

進捗状況を確認することで優先順位の変更や仕事のやり忘れ防止になります。

退社時間2時間前ならやりのこした仕事もできると思いますので、常にチェックして残業せず気持ちよく退社できるように心がけましょう。

トラベラーズノートを使う理由

ここまでの紹介でいろんなリフィルを紹介してきました。

中には2冊使いもあり、たくさんのリフィルが必要になります。

全部持ち歩くには、結構な量です。

そして教えたり教えてもらうときにはメモだけが欲しいのでほかのスケジュールのノートはちょっとじゃまになります。

そんな時トラベラーズノートなら1冊1冊が薄いノートで分割しているので、ノート単体でも使えるのです。

そして使い終わったら、システム手帳のようにまた、まとめて持ち歩けるので私はとても重宝しています。

ちなみに、私は仕事してる感じをあまり表に出したくないタイプ。

周りの人に手帳を使ってる人がいないので、
あらかさまに出しているとちょっとはずかしくて・・・

でもトラベラーズノートならノート単体で机の上に出しておけるので、あまり手帳だってわからないんです。

仕事中はノートだけ出して、
帰りに手帳に挟むという感じで使っています。

私のような方にはまさにうってつけの手帳ですね。

まとめ

ここまでたくさんの使い方を紹介してきましたのでもう一度おさらいしておきましょう。

• 仕事内容にあった使いやすいリフィルを選ぶ
• スケジュールは全体が見渡せるもの
• タスクは忘れないうちに細かく書いておく
• 業務日誌や後輩の記録日誌の書き方
• メモのマニュアル化
• 常に手帳をそばに置いて記録したり、チェックしたりすること
• 時間に余裕をもって定時に退社しましょう！

これだけできるようになれば、自分の時間はもっと増やせます。

たくさんあるように思えますが習慣化してしまえば、どれも簡単なものばかりです。

私も実際に手帳を試行錯誤して使ってみて、
定時に帰れるようになりました。

時間は有限です。

あなたも自分の時間を増やして有意義な人生を送りましょう。

スキルアップするのもよし自分磨きに励むのもいいでしょう。

スキルアップしたい方はこちらの記事でも紹介してますので、参考にしてみてくださいね。

ではこの記事があなたの時間が効率よく使えるようになるお手伝いになればうれしいです。